कोचिंग इंस्टीट्यूट के लिए WhatsApp ऑटोमेशन: हर पूछताछ का जवाब, हर डेमो क्लास बुक

एडमिशन सीज़न में हर कोचिंग इंस्टीट्यूट का हाल एक-सा होता है: फ़ोन बजता रहता है, WhatsApp पर "fees?", "batch timing?", "demo class है?" भर जाते हैं, और जवाब देने वाले पढ़ा रहे होते हैं। शाम तक पचास चैट बिना पढ़े पड़ी होती हैं, और कुछ माता-पिता पहले जवाब देने वाले दूसरे इंस्टीट्यूट में जा चुके होते हैं।

दिन भर दोहराई जाने वाली पाँच बातचीत

1. फ़ीस और पेमेंट ("NEET की कुल फ़ीस?", "किश्तों में दे सकते हैं?")
2. बैच और टाइमिंग ("वीकेंड बैच है?", "नया बैच कब से?")
3. डेमो क्लास ("पहले एक क्लास देख सकते हैं?")
4. पता और संपर्क ("सेंटर कहाँ है?", "कोथरूड में ब्रांच है?")
5. रिज़ल्ट और फ़ैकल्टी ("फ़िज़िक्स कौन पढ़ाता है?", "पिछले साल का रिज़ल्ट?")

इन सबके जवाब आपके ब्रोशर, वेबसाइट या PDF में पहले से लिखे हैं। ऑटोमेशन का मतलब है वही जवाब तुरंत और उसी भाषा में देना जिसमें माता-पिता ने लिखा।

जो सेटअप काम करता है

1. एक नंबर, एक टीम इनबॉक्स। एडमिशन WhatsApp, Instagram DM और वेबसाइट पूछताछ एक जगह, ताकि हर काउंसलर वही चैट देखे और हर चैट का एक ज़िम्मेदार हो।

2. आपकी अपनी सामग्री से जवाब देने वाला असिस्टेंट। उसे वेबसाइट, ब्रोशर और फ़ीस शीट दें। वह सिर्फ़ उन्हीं से फ़ीस, बैच और टाइमिंग बताता है, और यक़ीन न हो या कोई इंसान से बात करना चाहे तो काउंसलर को सौंप देता है। हिंदी या मराठी में लिखने वालों को उसी भाषा में जवाब मिलता है।

3. चैट में ही डेमो क्लास बुकिंग। खाली स्लॉट वाला बुकिंग लिंक, WhatsApp पर कन्फ़र्मेशन और क्लास से पहले रिमाइंडर। प्लान बदले तो उसी लिंक से समय बदला जा सकता है।

4. वेबसाइट और ऐड फ़ॉर्म सीधे WhatsApp पर। फ़ॉर्म भरने वाले को दो दिन बाद कॉल नहीं, एक मिनट में WhatsApp मैसेज मिलना चाहिए।

5. पहले hot लीड। फ़ीस, किश्त और शुरू होने की तारीख़ पूछने वाला hot है; तीन हफ़्ते पहले एक सवाल पूछने वाला cold। हर लीड को hot, warm या cold बताना और hot लीड पर काउंसलर को अलर्ट भेजना, ताकि सही लोगों को उसी दिन कॉल जाए।

6. फ़ॉलो-अप जो सही समय पर रुकें। डेमो के बाद चुप हो गए माता-पिता को एक-दो दिन बाद विनम्र फ़ॉलो-अप। जवाब या पेमेंट आते ही रुक जाए, और रात में कोई मैसेज नहीं।

7. फ़ीस रिमाइंडर और एडमिशन कन्फ़र्मेशन। पेमेंट लिंक और रिमाइंडर WhatsApp पर; पेमेंट आते ही वेलकम मैसेज और बैच ग्रुप का लिंक अपने-आप।

क्या इंसान के हाथ में रखें

बच्चे की ख़ास परेशानियों पर बातचीत, डिस्काउंट और स्कॉलरशिप, और शिकायतें। अच्छा असिस्टेंट जानता है कब सौंपना है।

नियमों का ध्यान

सिर्फ़ उन्हीं को मैसेज करें जिन्होंने आपसे संपर्क किया या मंज़ूरी दी, मार्केटिंग मैसेज कम और काम के रखें, और STOP लिखकर बंद करने का विकल्प हमेशा दें।

Click 2 WApp Omni के साथ

Omni ऐसे ही बिज़नेस के लिए बना है: WhatsApp, Instagram और वेबसाइट फ़ॉर्म का टीम इनबॉक्स; माता-पिता की भाषा में जवाब देने वाला AI; Google Calendar और WhatsApp रिमाइंडर के साथ डेमो क्लास बुकिंग; hot-लीड अलर्ट; काम के घंटों में फ़ॉलो-अप; और फ़ीस भरते ही वेलकम मैसेज और ग्रुप लिंक।

अगला बैच खुलने से पहले 7 दिन का फ्री ट्रायल शुरू करें।